Conditions générales d'utilisation

1. Objet et documents contractuels

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») définissent les conditions dans lesquelles Saint Eloi Holding (« l'éditeur », voir les mentions légales) met le service Contraktia (« le service ») à la disposition des organisations clientes et de leurs utilisateurs.

Les documents contractuels sont, par ordre de priorité décroissant : les éventuelles conditions particulières signées avec l'éditeur ; les présentes CGU et leur annexe, l'accord de traitement des données ; les conditions générales de vente. En cas de contradiction sur la protection des données personnelles, l'accord de traitement des données prévaut. La politique de confidentialité informe les personnes concernées ; elle n'est pas un document contractuel.

2. Définitions

• Organisation : l'entreprise ou l'entité cliente qui dispose d'un espace dans le service, représentée par ses administrateurs.
• Utilisateur : toute personne titulaire d'un compte, membre d'une ou de plusieurs organisations.
• Partie externe : toute personne à qui une organisation adresse un contrat à relire ou à signer sans qu'elle dispose d'un compte (client, fournisseur, salarié, partenaire…). Une partie externe n'est pas liée par les présentes CGU.
• Contenus : les modèles, contrats, clauses, commentaires, pièces jointes, fiches de tiers, interlocuteurs, projets, informations de suivi et, plus généralement, toute donnée saisie ou déposée dans l'espace d'une organisation.
• Phase de preuve de concept : la période actuelle, pendant laquelle le service est mis à disposition gratuitement ou dans le cadre d'une mission Scale2Sell, pour être éprouvé et amélioré avec ses premiers utilisateurs.

3. Description du service

Le service permet aux organisations de préparer, faire valider, relire avec les parties, signer, conserver et suivre leurs contrats. Il comprend notamment :

• des modèles de documents, des clauses et des variables, ainsi qu'un catalogue de prestations ;
• la création de contrats rattachés à un tiers et, le cas échéant, à un projet, y compris à partir d'une proposition commerciale ou d'un document importés ;
• des circuits de validation interne ;
• la revue du document avec les parties externes (commentaires, propositions de modification), au moyen d'un lien personnel et d'un code reçu par courriel ;
• la signature électronique simple, les mandats de signature, le scellement et le dossier de preuve ;
• l'ouverture sécurisée : l'envoi d'un document à des destinataires désignés par l'organisation, qui l'ouvrent au moyen d'un lien personnel et d'un code à usage unique reçu par SMS ou par courriel, et l'établissement d'un certificat d'ouverture sécurisée, signé et horodaté, réservé à l'organisation émettrice ; ce certificat atteste l'ouverture authentifiée et, le cas échéant, la confirmation de lecture déclarée par le destinataire ; il ne prouve ni la compréhension ni l'acceptation du contenu et n'est ni une signature ni une lettre recommandée électronique ;
• le suivi des échéances, renouvellements, préavis, obligations et paiements, avec des alertes ;
• la gestion des organisations, des équipes, des rôles et du journal d'audit, ainsi que des exports.

Le service évolue : des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées, en particulier pendant la phase de preuve de concept. L'éditeur veille à ce que le retrait d'une fonction n'entraîne pas la perte des contrats signés ni de leurs preuves.

Le service est destiné à un usage professionnel ; il n'est pas proposé aux consommateurs.

4. Comptes utilisateurs

L'inscription est ouverte : toute personne agissant à des fins professionnelles peut créer un compte avec une adresse électronique et un mot de passe, ou rejoindre une organisation sur invitation de l'un de ses administrateurs. La création d'un compte suppose l'acceptation des présentes CGU ; la version acceptée et sa date sont enregistrées.

• L'utilisateur fournit des informations exactes et confirme son adresse électronique au moyen du lien qui lui est adressé.
• Il garde son mot de passe confidentiel. Celui-ci n'est conservé que sous forme d'empreinte : l'éditeur n'y a jamais accès.
• Les actions réalisées depuis un compte sont réputées l'être par son titulaire, sauf utilisation frauduleuse signalée sans délai à l'éditeur. L'utilisateur peut à tout moment fermer ses sessions ouvertes depuis la page « Sécurité » de son compte.
• Un compte est personnel et ne peut pas être partagé.

5. Organisations et rôles

Un utilisateur peut créer une organisation ; il en devient administrateur. En la créant, il accepte, au nom de l'entité qu'elle représente, les présentes CGU, leur annexe (l'accord de traitement des données) et les conditions générales de vente, et déclare avoir le pouvoir de l'engager ; la version acceptée, sa date et son auteur sont enregistrés sur l'organisation. Une nouvelle version est acceptée au nom de l'organisation par l'un de ses administrateurs. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations, dont les espaces sont strictement séparés.

Les administrateurs invitent les membres, leur attribuent des rôles cumulables (administrateur, éditeur de modèles, préparateur, validateur, signataire interne, lecteur), constituent les équipes et consultent le journal d'audit de l'organisation. L'organisation répond des actes accomplis dans le service par ses administrateurs et ses membres, et des droits qu'elle leur attribue.

Une partie externe n'accède qu'au contrat qui lui a été adressé, pendant la durée de validité de son lien personnel.

6. Contenus des utilisateurs

Les contenus restent la propriété de l'organisation ou de leurs auteurs. L'éditeur ne les utilise que pour fournir, sécuriser et assister le service, pour le compte de l'organisation et selon ses instructions (voir l'accord de traitement des données). Il ne les vend pas, ne les exploite à aucune autre fin et ne s'en sert pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

L'organisation garantit disposer des droits nécessaires sur les contenus qu'elle dépose et être en droit d'y faire figurer les données personnelles de tiers (parties, interlocuteurs, salariés, candidats…), après les avoir informés comme le prévoit la réglementation.

Sont notamment interdits : les contenus illicites, contrefaisants ou portant atteinte aux droits d'autrui ; l'usage du service pour tromper un signataire ou obtenir un consentement vicié ; toute tentative d'accès à l'espace d'une autre organisation, de contournement des contrôles ou d'atteinte au fonctionnement du service ; l'envoi de messages non sollicités au moyen des invitations.

L'éditeur peut rendre inaccessible un contenu manifestement illicite qui lui est signalé et suspendre le compte concerné, dans les conditions de l'article « Suspension et résiliation ».

7. Un outil d'aide, pas un conseil juridique

Les modèles, clauses, suggestions, contrôles automatiques et alertes proposés par le service sont des aides. Les modèles éventuellement mis à disposition par l'éditeur sont des exemples génériques, qui n'ont pas été validés pour une situation particulière. L'organisation choisit et adapte ses documents, vérifie leur conformité au droit applicable (droit du travail, droit de la consommation, droit étranger…) et reste seule responsable du contenu, de la validité et de l'exécution des contrats qu'elle conclut.

En particulier, les modèles de documents et les clauses fournis par l'éditeur (modèles de départ, modèles adaptés à l'activité, bibliothèque de clauses) sont donnés à titre d'exemple. Ils sont rédigés et relus avec l'aide d'outils d'intelligence artificielle et n'ont pas été relus par des juristes spécialisés, sauf mention contraire (« Validée par un juriste »). Chaque organisation est libre de les modifier, de les compléter ou de ne pas les utiliser, et de les soumettre à son service juridique ou à son conseil avant tout usage. La vocation du service est de faciliter la préparation des documents et la circulation des informations entre les parties et leurs juristes, non de se substituer à eux.

Les alertes de suivi (échéances, préavis, renouvellements) dépendent des dates saisies : elles ne dispensent pas l'organisation de surveiller elle-même ses délais.

8. Signature électronique simple et ses limites

Le service met en œuvre une signature électronique simple au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (« eIDAS »). Ce n'est ni une signature électronique avancée ni une signature électronique qualifiée.

Le parcours est le suivant : le document est figé et son empreinte calculée ; chaque signataire accède au document, consent expressément à le signer, puis confirme avec un code à usage unique reçu par courriel ou, lorsque l'organisation a activé le code SMS de signature, par SMS. Une fois toutes les signatures recueillies, le document signé est scellé par l'éditeur et accompagné d'un dossier de preuve (empreintes, horodatages, consentements, vérification des codes, adresses IP et navigateurs, journal des événements).

Selon les articles 1366 et 1367 du Code civil, l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; la signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. Une signature électronique ne peut être privée d'effet juridique ni de recevabilité comme preuve au seul motif qu'elle se présente sous forme électronique (règlement eIDAS, article 25). En revanche, seule une signature qualifiée bénéficie d'une présomption de fiabilité : en cas de contestation, la fiabilité d'une signature simple doit être démontrée, notamment au moyen du dossier de preuve.

• Le code reçu par courriel démontre le contrôle de l'adresse électronique utilisée ; il ne prouve pas, à lui seul, l'identité civile du signataire ni son pouvoir d'engager une organisation. L'organisation vérifie l'identité et les pouvoirs de ses signataires et interlocuteurs.
• Certains actes exigent une forme particulière ou un niveau de signature supérieur (actes authentiques, certaines formalités administratives ou d'immatriculation, actes soumis à des règles propres, actes destinés à l'étranger…). L'organisation vérifie, avant chaque usage, que la signature simple convient à l'acte concerné.
• La signature par mandat (« signé par X, mandaté par Y à cet effet ») suppose un mandat réel et en vigueur ; l'organisation qui l'enregistre en répond.
• Les dates et heures consignées dans le dossier de preuve sont celles des serveurs du service. À ce jour, l'exemplaire signé et le manifeste de son dossier de preuve, ainsi que les certificats d'ouverture sécurisée, sont en outre horodatés selon la norme RFC 3161 par un prestataire d'horodatage tiers, désigné dans la politique de confidentialité ; si ce prestataire ne répond pas sur le moment, le jeton d'horodatage est obtenu plus tard et porte sa propre date. Ce prestataire n'est pas un prestataire de services de confiance qualifié au sens du règlement eIDAS : aucun de ces horodatages n'est un horodatage qualifié.

La page « Vérifier un document signé » permet à quiconque de contrôler qu'un fichier correspond à un exemplaire scellé par le service, y compris après la suppression de l'organisation émettrice : l'éditeur conserve alors, pour chaque exemplaire scellé, son empreinte, sa date de scellement et son nombre de signatures, sans nom ni référence de contrat.

9. Assistance par intelligence artificielle

Certaines fonctions s'appuient sur un modèle d'intelligence artificielle : extraction des informations d'une proposition commerciale importée, structuration d'un document importé comme modèle, lecture par reconnaissance de caractères des documents PDF importés comme modèles, relecture ou amélioration d'une clause de modèle, relecture ou amélioration des valeurs saisies dans un contrat. Ces fonctions ne s'exécutent que lorsqu'un utilisateur les déclenche : à l'import d'une proposition ou d'un document, en laissant cochée la case « Utiliser l'assistance IA » (ou « Utiliser l'assistance IA / OCR »), cochée par défaut ; pour les relectures, en les demandant.

• Leurs résultats sont des suggestions, qui peuvent être incomplètes ou inexactes. Ils sont présentés à l'utilisateur, qui les vérifie et décide de les retenir.
• Pour produire la réponse, le contenu concerné par la fonction (texte de la proposition importée, document importé, modèle relu, valeurs et clauses du contrat relues) est transmis au fournisseur du modèle. Le fournisseur des fonctions d'assistance est choisi par l'éditeur pour l'ensemble du service : Mistral AI (France, Union européenne) ou Anthropic (États-Unis) ; l'éditeur annonce aux administrateurs tout passage de l'un à l'autre au moins 30 jours à l'avance. La lecture des PDF importés comme modèles est confiée à Mistral AI quel que soit ce choix : le fichier entier lui est transmis. La politique de confidentialité indique le fournisseur en service et la date de ce réglage.
• Aucun contenu n'est transmis à un fournisseur d'intelligence artificielle en dehors de ces fonctions.
• Ces fonctions ne peuvent pas, à ce jour, être désactivées pour une seule organisation : l'organisation qui ne souhaite pas y recourir décoche la case d'assistance à chaque import et ne demande pas de relecture.

10. Confidentialité des contenus et des projets

L'éditeur traite les contenus des organisations comme confidentiels. Chaque organisation dispose d'un espace isolé : les droits d'accès sont vérifiés par le serveur à chaque action, et une partie externe n'accède qu'au contrat qui lui a été adressé. Les notes internes d'une organisation ne sont jamais visibles des parties externes.

Dans le service, le personnel de l'éditeur n'accède aux contenus d'une organisation que par un accès d'assistance exceptionnel : en lecture seule, motivé, limité à 4 heures au plus et aux catégories de données déclarées, journalisé et signalé aux administrateurs de l'organisation. La console d'administration de la plateforme ne montre que ce qu'exige l'exploitation : comptes, organisations et leurs membres, nombre de contrats, journal de la plateforme, suivi des courriels (destinataire, objet, type, état, erreur éventuelle, organisation et adresse de réponse ; contenu seulement si l'envoi réel des courriels est désactivé, en mode de test). Les personnes chargées de l'exploitation technique des serveurs sont tenues à la confidentialité et n'accèdent aux données que lorsque c'est nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou à la restauration du service, ou pour satisfaire une obligation légale.

Lorsque la fonction est ouverte sur la plateforme, un projet peut être déclaré confidentiel : les parties externes n'en voient qu'un nom de code, et chaque contrat du projet ne concerne qu'un seul des tiers du projet, afin qu'aucun participant ne découvre l'identité des autres. L'organisation reste responsable des informations qu'elle fait figurer dans les documents qu'elle adresse.

L'éditeur garde confidentielles les informations dont il a connaissance à l'occasion du service, pendant toute sa durée et cinq ans après sa fin, sauf obligation légale de communication.

11. Données personnelles

Pour les comptes utilisateurs et la sécurité du service, l'éditeur est responsable de traitement. Pour les données personnelles contenues dans les contenus d'une organisation, l'organisation est responsable de traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant, selon l'accord de traitement des données annexé aux présentes CGU. Le détail figure dans la politique de confidentialité.

L'organisation informe les personnes dont elle traite les données dans le service (parties externes, interlocuteurs, salariés, candidats…). Le service leur présente en outre une information résumée sur le portail, sur la page de signature et dans les courriels qui leur sont adressés.

12. Disponibilité et phase de preuve de concept

Le service est en phase de preuve de concept. Il est fourni en l'état, sans engagement de niveau de service : l'éditeur s'efforce d'en assurer la disponibilité et la continuité, mais des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance, mise à jour ou incident.

Les données sont sauvegardées chaque jour sous forme chiffrée ; les sauvegardes sont conservées 15 jours. Il est recommandé à l'organisation de conserver de son côté les documents qui lui sont essentiels : les exemplaires signés et les dossiers de preuve sont téléchargeables, et ses administrateurs disposent d'exports.

L'éditeur peut faire évoluer, suspendre ou arrêter la phase de preuve de concept. Il en informe les administrateurs des organisations au moins trente jours à l'avance, sauf urgence liée à la sécurité ou à une obligation légale, afin qu'ils puissent récupérer leurs données.

13. Responsabilité

L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée, pour les dommages directs et prévisibles qui en résultent.

Il n'est pas responsable : du contenu, de la validité, de l'opportunité ou de l'exécution des contrats préparés, relus ou signés au moyen du service ; du choix du niveau de signature ; de l'identité ou des pouvoirs des signataires ; des suggestions de l'intelligence artificielle retenues sans vérification ; des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'une chance ; des défaillances des réseaux ou de services tiers indépendants de sa volonté, ni des cas de force majeure ; d'une utilisation du service contraire aux présentes CGU.

L'organisation garantit l'éditeur contre toute réclamation d'un tiers résultant d'un contenu qu'elle ou ses utilisateurs ont déposé, ou d'un usage du service contraire aux présentes CGU.

14. Suspension et résiliation

L'utilisateur peut cesser à tout moment d'utiliser le service. Il peut quitter une organisation depuis son compte (le dernier administrateur désigne d'abord un remplaçant) et supprimer son compte depuis la page « Mes données » (le seul administrateur d'une organisation active ou suspendue désigne d'abord un remplaçant ou supprime l'organisation). La suppression est définitive : le compte est anonymisé, sans que soient modifiés les contrats signés ni leurs preuves, qui restent dans les dossiers des organisations (voir la politique de confidentialité).

Les administrateurs d'une organisation peuvent suspendre ou retirer un membre.

L'éditeur peut suspendre un compte ou l'espace d'une organisation, sans délai en cas de manquement grave (atteinte à la sécurité, contenu manifestement illicite, fraude), et, pour tout autre manquement, après une mise en demeure restée sans effet pendant huit jours. En cas de manquement persistant, il peut mettre fin à l'accès. Sauf obstacle légal, il permet à l'organisation de récupérer ses données.

Avant de quitter le service, les administrateurs d'une organisation peuvent exporter ses données (liste des contrats, export complet de l'espace, archive complète avec tous les fichiers, données d'un membre) et télécharger les exemplaires signés et les dossiers de preuve. Un administrateur peut ensuite demander la suppression de l'organisation : elle est programmée 30 jours plus tard et reste annulable jusque-là ; à l'échéance, toutes les données de l'organisation, y compris les contrats signés et leurs preuves, sont définitivement supprimées, comme le prévoient l'accord de traitement des données et la politique de confidentialité. Il appartient à l'organisation de conserver son archive pour la durée que la loi lui impose.

15. Modification des CGU

L'éditeur peut modifier les présentes CGU. Chaque version porte un numéro et une date d'entrée en vigueur, indiqués en tête de cette page. Lorsqu'une nouvelle version est publiée, chaque utilisateur est invité à l'accepter à sa prochaine visite de l'espace membre, et les administrateurs de chaque organisation à l'accepter au nom de celle-ci. Tant qu'un utilisateur ne l'a pas acceptée, l'espace membre lui est fermé, à l'exception des pages qui lui permettent de récupérer ses données : « Mes données » (téléchargement de ses données, suppression de son compte) et, pour un administrateur, « Données de l'organisation » et les exports (archive complète, suppression de l'organisation). Il peut refuser et cesser d'utiliser le service.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, et dans la mesure où la loi permet une telle clause, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève des tribunaux compétents du ressort de la cour d'appel d'Aix-en-Provence.

17. Annexe : accord de traitement des données

L'accord de traitement des données (version 1.2) fait partie intégrante des présentes CGU.

18. Contact

Pour toute question sur ce document, sur le service ou sur vos données personnelles, écrivez à l'éditeur :

• Par courriel : fj@scale2sell.company
• Par téléphone : +33 6 37 74 29 36
• Par courrier : Saint Eloi Holding, 1 rue Marius Petipa, 13009 Marseille, France